Home office gyorstalpaló

Home office gyorstalpaló

Sosem gondoltam volna, hogy valaha a home office-ról fogok írni a marketing ügynökségünk blogján, de sajnos (vagy szerencsére) ez is megtörtént.

Sajnos, hiszen én imádom a home office-t (és szerintem ez a jövő), de jelenleg ez sokaknak egy kényszerhelyzet, amit átmenetileg meg kell oldaniuk.

Szerencsére, ugyanis 3 évvel ezelőtt alapból úgy kezdtem el építeni az ügynökséget, hogy nem lesz fix irodánk, hiszen a mai világban már felesleges.

Egyedül kezdtem, ma pedig már 8-an dolgozunk együtt otthonról, mindannyian home office-ból (az ország több pontjáról). És jelentem nem csak hogy működőképes, de egyenesen hatékonyabban működünk, mint sok-sok fix irodával rendelkező ügynökség.

Éppen ezért úgy gondoltam, hogy a jelenlegi helyzetben másképpen is tudnánk segíteni.

A helyzet

Gondolom te is tisztában vagy vele, hogy a koronavírusnak – valószínűleg – sokkal nagyobb hatása lesz a reálgazdaságra hosszútávon, mint bármi másra.

Sajnos az is egyértelmű, hogy nagyon nagy részben rajtunk múlik az is, hogy hogyan vészeljük át ezt az időszakot.

Vállalkozóként ráadásul hatványozottan érintettek vagyunk, hiszen tudom, hogy több ezer olyan olvasónk van, akik nem csak magukat tartják el, hanem több családnak is munkát adnak.

A legrosszabb amit tehetünk az az, hogy átmegyünk teljes védekező pozícióba, visszavágjuk az összes feleslegesnek vélt költséget, és “téli álmot alszunk”.

Ezt az időszakot nem kibekkelnünk kell és várni, amíg valaki más intézkedik, hanem közös erővel megoldani.

Éppen ezért ebben a cikkben igyekszem átadni 3 év tudását és tapasztalatát azoknak, akik most arra kényszerülnek, hogy home office-ba küldjék a dolgozóikat.

A megoldás

Az indexen olvastam már egy cikket a napokban a home office alapvető szabályairól, most viszont a cégeknek szeretnék segítséget nyújtani abban, hogy milyen szoftverekkel valósíthatják meg az otthonról történő munkavégzést.

A cikkben a következő kategóriákon megyünk majd végig:

  1. Kommunikáció a home office során
  2. Így oldjátok meg a meetingeket, ha home office-ban dolgoztok
  3. Home office és munkaidő – mérhető?
  4. Projektmenedzsment home office esetén
  5. Így érd el az irodádat home office-ból

Csapjunk is bele!

1) Kommunikáció a home office során

Amikor felmerül egy munkahelyen a home office lehetősége, akkor általában a kommunikációtól tartanak leggyakrabban a munkáltatók. Pedig felesleges.

Gondolj csak bele hogyan működik a dolgozók közötti kommunikáció egy átlagos KKV-nél. Józsi odamegy – rosszabb esetben átkiabál – Julinak és megkérdezi amit akar. Na jó, talán kicsit sarkítva, de tény, hogy ez a mindennapi kommunikáció menete.

Ez viszont azért rossz, mert így Józsi rendelkezik Juli ideje felett. Kizökkenti őt az éppen aktuális feladatából csak azért, hogy megválaszolja az ő tovább haladásához szükséges kérdést.

Ennek a kis műveletnek pedig hatékonyság tekintetében hatalmas ára van…

Ezzel szemben home office esetében a munkavállalók közötti kommunikáció egy az egyben online zajlik, ami sokkal szervezhetőbbé és kiszámíthatóbbá teszi a munkamenetet. Nem is beszélve arról, hogy így bármi, bármikor visszakereshetővé válik, hiszen le van írva.

A kommunikáció tehát talán az egyik legkönnyebben megoldható része a home office létnek. Nézzük, hogy milyen szoftverek segíthetnek ebben.

Kommunikációt megkönnyítő szoftverek home office bevezetése során

Sok szoftvert próbáltunk már az elmúlt évek során, de hogy megspóroljak neked egy pár felesleges kört egyből leszűkítettem háromra a lehetséges opciókat.

Az első a Microsoft Teams, amit kipróbáltunk egy időben, de az általunk használt szoftverek miatt nem igazán jött be (nehezen volt integrálható).

A második a Hangouts Chat, ami már jobb volt egy fokkal (mivel egyébként is Gsuite-ot használunk), de túl rendszerezetlen volt a kommunikáció egy idő után, így hosszabb távon nem ajánlom.

A legfőbb befutó – és az általam is ajánlott szoftver – pedig a Slack lett nálunk, amit már több, mint egy éve nyúzunk.

Ha nem mozogsz online körökben nem hiszem, hogy ismered, de nemzetközi piacon hatalmas hírnevük van már, és rengeteg cég használja belső kommunikációra. Ezt használja például az AirBNB és az EA Games, de a legnagyobb inbound marketing szoftverfejlesztő is, a HubSpot.

Azért őket említem, mert a HubSpot egy hatalmas név online marketing szempontból, így sok olvasónk ismerheti már őket.

A legutolsó adatok alapján 3.387 dolgozójuk van, akik világszerte 10 irodaházban vannak szétszórva, ráadásul mindenki kap home office lehetőséget is.

Élesben tapasztaltuk meg milyen jól működik a Slack a kommunikáció összefogására, amikor hivatalos ügynökségi partnerként csatlakoztunk hozzájuk még tavaly.

Maga a Slack felülete és használata egyébként pofonegyszerű.

Lényegében ez egy böngészőből – vagy az ingyenes okostelefonos alkalmazásból – elérhető belső chat alkalmazás.

Minden cég létrehozhat magának egy workplace-t, amihez csak azok férhetnek hozzá, akiknek meghívást küldesz. Ezen a workplace-en belül pedig létrehozhatsz akármennyi csatornát, ezáltal kategorizálhatod a beszélgetéseket.

A miénk például így néz ki (ez persze csak egy része, nem fért bele a screenshotba az összes csatorna).

Slack használata home office során

Balra látod a csatornákat, melyek között tudsz ugrálni, a képernyő nagy része pedig maga a beszélgetés.

Ezeken túl vannak privát csatornák is, ahol két ember tud egymással privátban beszélgetni, de azt is beállíthatod, hogy melyik csatorna kinek jelenjen meg, így nem fog mindenki mindenhez feleslegesen hozzáférni.

A Slack hatalmas előnye egyébként az, hogy ingyenes!

Slack előfizetési csomagok

Persze vannak előfizetős planjei is, de ezeket csak akkor érdemes használnod, ha már több mint 10.000 üzenetet váltottatok a platformon és fontos számotokra az, hogy visszakereshetőek legyenek ezek a beszélgetések.

Ehhez egyébként átlagos használat mellett simán kell jó pár hónap.

Szerintem tehát a belső kommunikációt a Slack-kel ki is tudod váltani… de mi van a megbeszélésekkel? Hogyan lehet megoldani a meetingek pótlását home office esetében?

Erre is van javaslatom. 🙂

2) Így oldjátok meg a meetingeket, ha home office-ban dolgoztok

Az tény, hogy a csoportos megbeszélések személyesen működnek a legjobban, hiszen nem elég hallani a többieket, sokkal könnyebb, ha látjuk is őket. Szerencsére erre is vannak már okos megoldások.

A legismertebb kétségkívül a Skype, amit mi is használtunk még a kezdetekben. Sajnos jót nem tudok mondani róla, úgyhogy inkább nem is mondok semmit. Menjünk tovább.

Rangsorban a második a Hangouts Meet, ami a Hangouts Chat-hez hasonlóan szintén egy Google termék. Egész jól működik, csak néha használtam, de az idő alatt sokkal megbízhatóbb volt, mint a Skype.

A megbeszélések rögzítése viszont nagyon hiányzik belőle, és pontosan ezért esett a választásunk a Zoom-ra.

Ha nem mozogsz online körökben, akkor valószínűleg róluk sem hallottál még, pedig piacvezetők ebben az iparágban.

Többféle megoldásuk is van (például távoktatásra, vagy akár több száz fős webinárok megtartására), de neked a “Zoom Meetings” névre keresztelt részre lesz szükséged home office során.

Jó hír, hogy itt is van egy szinte korlátlanul használható ingyenes plan, amiben korlátlan 1-on-1 (tehát kétszemélyes) megbeszéléseket tudsz bonyolítani, illetve legfeljebb 100 fős csoportos beszélgetések is beleférnek maximum 40 percig.

Ezt persze könnyen ki lehet játszani, egyszerűen csak újra kell indítani a megbeszélést, és ismét van 40 percetek. 🙂

Zoom előfizetős csomagjai

Mi már előfizetők vagyunk, ugyanis a belső és a külső meetingeket egyaránt így bonyolítjuk, de a Free plan is bőven elég kisebb csapatoknak.

A kommunikációt ezzel kiveséztük, szerintem te is látod már, hogy nincs mitől tartani. Hosszútávon sem okoz terhet, nem hogy átmenetileg.

Térjünk is rá a következő nagy témakörre: a munkaidő mérésére.

3) Home office és munkaidő – mérhető?

Hatalmas a tanácstalanság a munkaidő mérhetősége körül, amire természetesen szintén van megoldás.

Az első és legfontosabb kérdés, amit fel kell tenned magadnak ahhoz, hogy meg tudd oldani a problémát: “kell-e mérnünk a munkaidőt?

Ha most felszisszentél, akkor nyugi! Megmagyarázom.

Sok cégvezető úgy van vele, hogy ha nem méri és szabályozza be a munkavállalók idejét, akkor csak azért kapják majd a fizetést, hogy sorozatokat nézzenek. Pedig ez nem így van.

Alapvetően kétféle jellegű munka létezik:

  • Az egyik, amikor valakinek tényleg az idejét fizeted meg. Ilyen például a gyártósor mellett álló munkás vagy a bolti eladó.
  • A másik, amikor valakit a teljesítménye – tehát az általa elvégzett feladatok mennyisége – alapján értékelsz.

Valljuk be, ha a home office nálatok is szóba jöhet (még akkor is, ha csak ebben az átmeneti kényszerhelyzetben gondolkoztatok el rajta), akkor inkább a másodikra kerestek megoldást.

A lényeg tehát, hogy nem feltétlenül kell percre – vagy akár órára – pontosan mérned a munkaidőt, mert egyszerűen nincs értelme.

A legtöbben egy irodában sem állnak ott a dolgozók sarkában, hogy felügyeljék ténylegesen mennyit dolgoznak. A napi 8 óra letöltendőnek (én így hívom) általában legfeljebb a fele a nettó hasznosan elvégzett munka, de ez gyakran még ennél is kevesebb.

Minket pedig munkáltatóként sokkal inkább az eredmények kell, hogy érdekeljenek, nem pedig a belefeccölt idő.

Reális lehet tehát az is, hogy kiosztod az elvégzendő feladatokat a home office-ban dolgozóknak, akik saját belátásuk szerint, a saját időbeosztásuk alapján elvégzik majd azokat.

Ez egy igenis valós és működőképes munkamódszer, ami egyébként bizalmon alapul.

FONTOS: Ilyenkor két fő pontra kell mindenképpen kitérned a feladatok kiosztása során: egy pontos leírás az elvárt feladatról, és egy percre pontos határidő. Nem elég az, hogy “mára legyen kész”, mert abba beletartozik az is, hogy este 11-kor ül majd neki valaki a munkának és éjfélkor adja le. Mindig legalább órára pontosan lőjétek be a határidőt, és lehetőleg tervezzetek előre legalább egy-két napra.

Na de vissza az időmérésre.

Akár megfogadod ezeket, akár nem, természetesen megértem, hogy mérni szeretnéd a munkaidőt home office-ban is. És erre is van megoldásunk.

Nálunk egyébként nincs fix munkaidő, csak feladatok és határidők, mégis mérjük a munkával eltöltött időt.

Hogy miért? Egyszerű.

Nem az érdekel, hogy ki mennyit dolgozott (ergó milyen gyorsan végezte el a rá eső feladatot), hanem az, hogy mennyi időt töltünk el projektenként.

Mivel minden ügyfélnek más a helyzete és mások az igényei, ezért megesik, hogy valamelyik projekt több időt visz el, mint amivel korábban kalkuláltunk.

Ezek kiszúrása és kezelése pedig létfontosságú egy ügynökség életében, hiszen mi az időnket adjuk el, így ha valamivel sokkal többet foglalkozunk mint kellene az olyan, mintha beszerzési ár alatt árulnánk a termékeket.

Időmérésre tehát Hubstaff-ot használunk, ami ár-érték arányban szerintem az egyik legjobb szoftver erre a célra.

Így néz ki egy átfogó nézet a fiókunkban (ez például az előző havi teljesítményünk).

Hubstaff használata home office során

A legjobb, hogy a felhasználókon túl létrehozhatsz projekteket is, így mindenki oda tudja mérni az éppen általa elvégzett munkát, ahová éppen szükséges.

Ha pedig attól tartasz, hogy valaki elindítja majd az időzítőt és visszafekszik aludni, akkor meg kell nyugtassalak: erre is gondoltak.

A szoftverben van aktivitásfigyelés, ami a billentyűzet és az egész működését monitorozza. Így egyből ki tudod szűrni, ha valakinél csak az időmérő futott, de közben nem használta a gépet.

Ha pedig még biztosabbra szeretnél menni, akkor pár percenként akár egy képernyőmentést is tud készíteni a szoftver, amit szépen el is ment a szerverre, így bármikor visszakereshető.

Ezzel már tényleg 100%-osan le tudod azt ellenőrizni, hogy ha valaki azt mondja, hogy dolgozik, akkor ténylegesen azzal is foglalkozik-e, amivel kell.

A Hubstaff-nál is találsz ingyenes csomagot, de a havi 7 dollár / felhasználó csomaggal már tényleg minden lényeges funkciót elérhetsz.

Hubstaff előfizetői csomagok

Ha valamiért mégsem szimpatikus a Hubstaff, akkor érdemes lecsekkolnod a 2 legnépszerűbb alternatívát: ezek a Harvest Time és a Time Doctor. Sajnos csupán 3-4 napig teszteltük ezeket, így túl sok tippet nem tudok adni a használatukhoz.

4) Projektmenedzsment home office esetén

Kétségtelen, hogy a home office – vagy legalábbis amikor nincsen napi személyes kontakt – megnehezíti a projektmenedzserek feladatát.

Pontosan ezen problémák kiküszöbölésére találták ki a projektmenedzsment szoftvereket, melyekre én egyszerűen csak egy felturbózott, csapatszintű to-do listaként tekintek.

Szerintem nem minden cégnek van szüksége ilyen jellegű szoftverre, ugyanis ahol nagyrészt repetitív feladatok, és mindenki teszi szépen a saját dolgát, ott nincs sok szerepe.

Viszont ha rendszeresen jönnek új projektek és/vagy a csapattagok munkája egymásra épül, akkor ez lesz a működésetek sarokköve home office esetén (is).

Mi például hetente 1-2 új ügyféllel kezdjük el a munkát, ráadásul egymásra épülő feladataink vannak (pl.: a grafikus nem tud dolgozni, amíg nincs meg a stratégia, vagy a kampánymenedzser nem tud hirdetéseket feltölteni, amíg nincs meg a kreatív).

Sokat dobáljuk tehát egymásnak a labdát csapaton belül, ennek követésére pedig – jelenleg – a Monday.com névre hallgató szoftvert használjuk.

Monday.com home office-hoz

Ez egy szuper kis felület, ahol:

  • egymásnak adhatunk feladatokat
  • updatelhetjük a csapatot arról, hogy éppen hogyan állunk a saját feladatainkkal
  • jelezhetjük, ha elakadtunk valahol
  • ütemezhetjük magunknak a teendőket, akár hetekre előre
  • ismétlődő feladatokat állíthatunk be automatizmusok által
  • és legfőképpen sablonizálhatjuk és másolhatóvá tehetjük a belső folyamatokat

Mi nagyrészt ezekre használjuk, de ez igény szerint természetesen változó lesz.

Javaslom tehát, hogy első körben a Monday.com-ot nézd meg, ha pedig valamiért nem nyerte el a tetszésed, akkor még mindig ott a másik 2 nagyágyú: az Asana és a Trello.

Sajnos egyik szoftvernek sincs nagyobb csapattal is (hosszútávon) használható ingyenes csomagja, de ha döntő szempont az ár, akkor talán az Asana-t tudom ajánlani.

Egyébként projektmenedzsment szoftvert a legnehezebb választani, úgyhogy javaslom mérd fel a cégen belüli igényeket és annak megfelelően válasszatok.

5) Így érd el az irodádat home office-ból

Mivel én laptopot használok közel 10 éve, ezért magamtól nem is jutott volna eszembe, de maradt még egy probléma, amivel meg kell majd küzdeniük azoknak, akiknek a hálószobájuk lesz az új irodájuk.

Ez pedig az irodában maradt asztali gép elérése.

Ha valamiért nem akarsz/tudsz teljes mentést és migrálást készíteni asztali gépről a laptopra, akkor is van mód arra, hogy elérd otthonról – vagy lényegében bárhonnan – az irodában csücsülő számítógépet.

Ehhez több szoftvert is tudok ajánlani, de mivel csak a cikk kedvéért próbáltam ki azokat, ezért hosszútávú tapasztalatom nincs velük.

A következőket érdemes lecsekkolnod: Logmein, TeamViewer és AnyDesk.

Ezek lényegében mind ugyanazt tudják. Távolról kapcsolódhatsz az irodában lévő asztali gépre, és így lényegében bárhonnan vezérelheted azt, mintha csak ott ülnél a gép előtt.

Mindhárom szoftvernek van ingyenesen is használható próbaverziója, ráadásul a Logmein pár napja bejelentette, hogy ingyenessé teszi a távmunka-szoftvereit, hogy ezzel segítse a koronavírus elleni harcot.

Összefoglalás

Remélem ezzel az elég hosszú és részletes cikkel tudtam segíteni abban, hogy milyen eszközök tudják megkönnyíteni a home office-ra történő átállást.

Tudom sokaknak ez most egy kényszerhelyzet, amit egyszerűen át kell vészelni, de én hiszek benne, hogy ez a jövő, és igenis érdemes bizonyos pozíciókat akár hosszútávon is home office-ban tartani. A mai világban ez már nem teher, sőt!

Szükséghelyzet

Ha úgy gondolod, hogy a jelenlegi helyzet miatt további segítségre szorulsz, keress bátran!

Mi alapvetően inbound marketing ügynökség vagyunk, és a marketing kivitelezés mellett alkalmi és folyamatos tanácsadásokat is szoktunk tartani marketing és sales témakörben.

A jelen helyzetben viszont mi is úgy segítünk, ahogyan csak tudunk, ezért konzultációk keretein belül home office bevezetés/tanácsadás témakörben is szívesen segítünk!

Ha úgy gondolod tudunk segíteni itt írj nekünk, és legjobb tudásunk szerint segítünk mind marketingben, mind a home office-ra történő átállásban.

Balogh Dávid

Balogh Dávid

Szia, én Balogh Dávid vagyok, a BOOM Marketing alapítója. Az elmúlt évek során több online vállalkozást is elindítottam az ügynökség mellett, főleg webshopokat. Az így szerzett tapasztalataimat szeretném megosztani Veled a BOOM blogon (főleg inbound marketing és sales témakörben).

0 hozzászólás

Egy hozzászólás elküldése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük